On The Rock
Tips voor een geslaagd event
Een onvergetelijk evenement organiseren kost de nodige inspiratie en planning. Of het nu een conferentie, seminar of productlancering is, het succes van een evenement zit in de details. Wij hebben enkele tips verzameld voor het organiseren van een geslaagd evenement.
Ontwikkel een strategie. Zoals elk bedrijf begint ook elk succesvol evenement met een sterke en meetbare strategie. Evenementen geven ontzettend veel kansen om je merk te laden, contact te maken met de doelgroep en feedback te ontvangen. Om een goede strategie op te stellen is het belangrijk dat je duidelijk voor ogen hebt wat je wilt bereiken met het evenement. Op deze manier worden de juiste keuzes gemaakt tijdens de planning.
Controleer de nationale kalender, valt het evenement niet in een vakantieperiode of tegelijk met een ander soortgelijk evenement? Je wilt natuurlijk geen soortgelijk evenement op dezelfde dag of rondom dezelfde datum.
Bedenk wat er allemaal mis kan gaan en hoe je dit kan voorkomen. Maak dit overzichtelijk in twee kolommen. Zo loop je twee stappen voor en ben je voorbereid op de worst case scenario’s. Zo ben je voorbereid op het onverwachte en kan je meteen anticiperen.
(De tekst loopt door onder de afbeelding.)
Wat is de must-go reden voor je genodigden? En plan alles hieromheen. Voor een productlancering kan dit een feest met een top-act en een goodiebag zijn. Voor een zakelijk publiek, een goede sprekers of interessante demo’s.
Wanneer je je zakelijke evenement gaat promoten, maak duidelijk wat de genodigden kunnen verwachten, wat ze zullen leren, wie ze zullen ontmoeten en waarom ze moeten komen. Zorg er ook voor dat de sprekers of sponsors dit overzicht krijgen, zo communiceren zij altijd de juiste informatie.
Houd contact met de organisatie van het evenement en controleer regelmatig of alles verloopt zoals het moet verlopen. Een optie is om regelmatig contactmomenten in te plannen. Niemand wilt op de vingers gekeken worden, dus vraag gerust zelf om op de hoogte gehouden te worden.
Ga op zoek naar partijen die dezelfde doelgroep aanspreken en werk samen. Dit kan bijvoorbeeld met de evenementlocatie maar ook voor het vullen van een goodiebag. Zo creëer je win-win situaties die ook ten goede kunnen komen aan het budget.
Zorg ervoor dat 80% van wat er wordt aangeboden interessant is voor de genodigden, van sprekers tot hapjes. Door het evenement te laten aansluiten op de genodigden zorg je voor een succesvoller evenement en daarmee een waardevolle besteding van je budget en tijd.
Wist u dat bij On The Rock ook (zakelijke) events organiseren?